Từ khi dùng excel đến giờ, bạn đã bao giờ gặp trường hợp dung lượng file excel tăng bất thường chưa, mở ra chỉ thấy vài sheet bình thường nhưng dung lượng lên đến hàng chục Megabyte. Có nhiều lý do khiến bảng tính excel của bạn bị cồng kềnh: quá nhiều định dạng dư thừa, quá nhiều Macro không cần thiết, quá nhiều vùng dữ liệu Bảng Pivot và Biểu đồ Pivot không cần thiết, quá nhiều đối tượng thừa và hình tự động. dư thừa. Để giảm dung lượng file Excel bị phóng to bất thường chúng ta cần thực hiện các bước sau.
Trước khi thực hiện việc này, hãy sao lưu bảng tính
1. Xóa định dạng trên các cột phụ:
Bước đầu tiên là xác định thủ công và ô dưới cùng bên phải, chứa dữ liệu. Không sử dụng phím mũi tên xuống ctrl hoặc phím mũi tên phải ctrl hoặc sử dụng Tìm thấy – Lựa chọn – Chuyển đến Đặc biệt – ô cuối cùng, điều này sẽ trỏ đến ô cuối cùng có định dạng, không phải ô cuối cùng có dữ liệu. Khi bạn đã xác định một cách trực quan rằng ô cuối cùng chứa dữ liệu, hãy bấm vào toàn bộ hàng bên dưới ô đó. Bây giờ nhấn Ctrl Shift mũi tên xuống để chọn tất cả các dòng bên dưới vùng dữ liệu. Sau đó sử dụng lệnh Làm sạch tất cả để xóa khu vực này.
Tương tự, khi xác định ô cuối cùng chứa dữ liệu, click chọn toàn bộ cột liền kề bên phải, sau đó nhấn Ctrl Shift mũi tên phải để chọn toàn bộ cột bên phải. Sau đó sử dụng lệnh Làm sạch tất cả để xóa khu vực này.
Không nên dùng lệnh xóa hàng hoặc cột, vì có thể có công thức tham chiếu đến chúng. Lưu sổ làm việc và thử xem kích thước tệp trong Tài sản:
Excel 2007: nút văn phòng ➝Chuẩn bị ➝Của cải ➝Thuộc tính tài liệu ➝Thuộc tính nâng cao
vượt trội 2003: Tài liệu ➝Của cải…Tổng quan
2. Xóa Macro: Không phải xóa hẳn Macro mà chỉ xóa chúng khỏi file Excel thôi nhé:
Có một cách nhanh chóng và vô hại đó là Xuất tất cả các mô-đun và Biểu mẫu người dùng vào đĩa cứng. Nhấn Alt F11 vào cửa sổ VBA. Nhấp chuột phải vào từng mô-đun, chọn loại bỏ mô-đun (tên mô-đun). Trong thông báo xuất hiện, hãy nhấp vào Có và chọn một thư mục để lưu. tiếp tục cho mỗi Form. Đừng quên các macro được lưu trữ trong trang tính hoặc sổ làm việc.
Sau khi xóa, hãy lưu sổ làm việc lại. Sau đó, cũng trong cửa sổ VBA, vào menu Tài liệu – Nhập tệp và nhập tất cả các mô-đun và biểu mẫu trước đó. Làm như vậy, chúng ta vẫn có thể sử dụng các biểu mẫu và Macro, nhưng mỗi biểu mẫu này sẽ tạo một tệp văn bản và ngăn rác mà Macro mang lại.
Một số ứng dụng trên Internet có thể thực hiện công việc này, nhưng người ta biết rằng những tiện ích như vậy sẽ làm rối mã và thậm chí làm tăng kích thước tệp. Tốt nhất trước khi sử dụng bất kỳ tiện ích nào, hãy sao lưu các tệp của bạn trước.
3. Điều chỉnh vùng dữ liệu nguồn:
Nếu sau khi thực hiện các bước trên mà dung lượng file của bạn vẫn chưa giảm bao nhiêu thì hãy kiểm tra lại dữ liệu nguồn của Pivot Table và Pivot Chart. Một số người thường sử dụng toàn bộ cột dữ liệu làm nguồn cho bảng Pivot, đề phòng trường hợp sau này họ có thêm dữ liệu cập nhật trên dù chỉ một vài hàng. Nếu cần tránh khoảng cách như vậy, tốt hơn hết bạn nên sử dụng tên động. Xem thêm thủ thuật số 47.
4. Giữ sạch lưới:
Trong trang tính của bạn có thể có các định dạng, kiểu, hình tự động hiển thị và ẩn không cần thiết (đôi khi lên tới hàng trăm hoặc hàng nghìn).
Một. Loại bỏ các đối tượng dư thừa và tự động định hình. Để tìm các hình tự động hoặc đối tượng bị ẩn, bạn phải vào tùy chọn của Excel để chỉnh sửa như hình bên dưới:
Excel 2007:
vượt trội 2003:
bạn có thể nhấn Ctrl GỖ, Đặc biệt – Sự vật để chọn nhiều đối tượng cùng một lúc.
b. Dọn dẹp những thứ chưa thấy trong trang tính:
Đầu tiên, sao lưu bảng tính của bạn. Bỏ ẩn toàn bộ sheet ẩn và sheet siêu ẩn. Bây giờ bạn thử xóa từng sheet một (xóa hẳn), lưu lại rồi vào Property xem lại kích thước. Nếu sau khi xóa sheet nào mà dung lượng file giảm đi đáng kể thì sheet đó chứa nhiều rác (không tính dữ liệu). Vậy khi đã xác định được sheet chứa rác thì bạn phải làm gì?
Bạn hãy mở file backup lúc nãy, tạo sheet mới tinh, chọn vùng dữ liệu của sheet chứa rác, dùng lệnh Cut (Ctrl X), không copy, Paste vào sheet mới. Bằng cách cắt (Cut), Excel sẽ giữ nguyên tham chiếu cho bạn.
Cuối cùng, xóa sheet chứa rác.
Chúc may mắn!
